Privatlivspolitik & Handelsbetingelser

1. Dataansvarlig

Den dataansvarlige for behandling af personoplysninger er:

Virksomhed: Erhvervspsykolog Søren Schøler (EPSS)
CVR-nr.: 43901923
Adresse: Tybjergvej 32, 8382 Hinnerup
E-mail: kontakt@epss.dk
Telefon: 26307323

Hvis du har spørgsmål til behandlingen af dine personoplysninger, kan du kontakte mig på ovenstående oplysninger.

2. Behandling af personoplysninger

Jeg behandler personoplysninger i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (GDPR) og den danske databeskyttelseslov.

2.1 Besøg på hjemmeside

Når du besøger min hjemmeside, kan der teknisk set indsamles oplysninger om din brug af siden (fx IP-adresse, browsertype, tidspunkt, sider du besøger) via serverlogfiler og eventuelle teknisk nødvendige cookies.

På nuværende tidspunkt anvender jeg ikke cookies til markedsføring eller statistik, men kun i det omfang det er nødvendigt for, at siden kan fungere teknisk.

Behandlingsgrundlaget er GDPR artikel 6, stk. 1, litra f (legitim interesse i at sikre drift, sikkerhed og fejlretning på hjemmesiden).

2.2 Kontakt og henvendelser

Når du kontakter mig via e-mail, kontaktformular eller telefon for at høre om ydelser, forventninger til et forløb, priser mv., behandler jeg de oplysninger, du selv giver – typisk:

navn
e-mail
telefonnummer
virksomhedsnavn
emne og indhold i henvendelsen

Formål: At kunne besvare din henvendelse og eventuelt forberede et samarbejde.

Behandlingsgrundlag: GDPR artikel 6, stk. 1, litra f (legitim interesse i at kunne kommunikere med dig og følge op på henvendelser).

Jeg gemmer som udgangspunkt korrespondancen, indtil det står klart, om vi skal indgå et samarbejde eller ej. Bliver du kunde, vil oplysningerne indgå i sagsdokumentationen for det konkrete forløb.

2.3 Kunder – erhvervspsykologiske forløb, rådgivning og workshops

Når du eller din virksomhed indgår aftale med mig om fx ledersparring, teamudvikling, organisationsudvikling, stress- og trivselsindsatser, workshops eller andre konsulentydelser, behandler jeg følgende typer oplysninger:

Kontaktoplysninger på kunde/virksomhed (navn, e-mail, telefon, adresse, CVR)
Oplysninger om aftalen (type ydelse, datoer, sted, særlige ønsker)
Faktura- og betalingsoplysninger
Noter i forbindelse med forløb, samtaler og workshops

Ved individuelle samtaler og stress-/trivselsforløb kan der forekomme følsomme personoplysninger, fx om helbred, trivsel, psykisk belastning eller andre forhold, som er relevante for det professionelle arbejde.

Formål: At kunne planlægge, gennemføre og dokumentere aftalte forløb og ydelser, samt efterfølgende kunne følge op og evaluere.

Behandlingsgrundlag:

Psykologloven
GDPR artikel 6, stk. 1, litra b (behandling nødvendig for at opfylde en kontrakt/aftale)
For eventuelle følsomme oplysninger (fx helbredsmæssige forhold) vil grundlaget være GDPR artikel 9, stk. 2, litra h (behandling nødvendig ift. levering af sundheds-/lignende ydelser) og/eller dit udtrykkelige samtykke.

Oplysningerne opbevares så længe det er nødvendigt for formålet og i overensstemmelse med relevante faglige og lovmæssige krav (psykologloven). Regnskabsdata opbevares efter bogføringslovens regler (se afsnit 2.5).

2.4 Nyhedsbrev

Jeg tilbyder et nyhedsbrev, som det er frivilligt at tilmelde sig, og som du til enhver tid kan afmelde igen. Nyhedsbrevet kan indeholde:

faglige perspektiver og artikler om ledelse, stress og trivsel
information om nye ydelser, events, webinarer mv.
opdateringer om mit arbejde som erhvervspsykolog

Ved tilmelding behandler jeg:

din e-mailadresse
evt. navn (hvis du vælger at angive det)
registrering af dit samtykke (hvornår og hvordan du har tilmeldt dig)

Jeg anvender dobbelttilmelding (double opt-in), så du først modtager en mail, hvor du bekræfter din tilmelding. På den måde sikrer vi, at tilmeldingen faktisk kommer fra dig.

Formål: At kunne sende dig nyhedsbreve og målrette indholdet bedst muligt.

Behandlingsgrundlag:

GDPR artikel 6, stk. 1, litra a (dit samtykke)
Markedsføringsloven § 10 om elektronisk markedsføring

Du kan altid afmelde dig via linket i bunden af hvert nyhedsbrev. Ved afmelding stopper jeg med at sende nyhedsbreve til dig. Dokumentation for dit samtykke kan blive opbevaret i op til 2 år efter seneste udsendelse af hensyn til forældelsesreglerne.

2.5 Bogføring og regnskab

Jeg er efter bogføringsloven forpligtet til at opbevare regnskabsmateriale i en række år. Det betyder, at fakturaer og bilag med almindelige personoplysninger (navn, adresse, evt. kontaktperson, ydelsesbeskrivelse mv.) gemmes.

Formål: At overholde lovgivningen om bogføring og regnskab.

Behandlingsgrundlag: GDPR artikel 6, stk. 1, litra c (retlig forpligtelse).

Jeg opbevarer regnskabsoplysninger i minimum 5 år efter udløbet af det pågældende regnskabsår – eller længere, hvis lovgivning eller myndighedskrav kræver det.

2.6 Videregivelse og databehandlere

Jeg sælger ikke dine personoplysninger og offentliggør dem ikke.

Dine oplysninger kan blive delt med:

Databehandlere, som hjælper med drift af hjemmeside, mail, kalender/booking, nyhedsbrev og økonomisystem
Revisor eller bogholder i det omfang det er nødvendigt for regnskab og revision
Samarbejdspartnere i konkrete forløb, hvis det er aftalt med dig/jer (fx co-facilitator eller ekstern konsulent)

Databehandlere må kun behandle personoplysninger efter min instruks og i overensstemmelse med indgåede databehandleraftaler.

I særlige tilfælde kan oplysninger blive videregivet, hvis det følger af lovgivningen, et myndighedskrav eller for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare retskrav.

2.7 Overførsel til tredjelande

Jeg tilstræber at anvende databehandlere, der behandler data inden for EU/EØS.
Hvis det undtagelsesvist er nødvendigt at anvende tjenester uden for EU/EØS (fx visse IT- eller mailtjenester), sker dette kun, hvis der kan sikres et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau – fx via EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (SCC).

2.8 Behandlingssikkerhed

Jeg har truffet passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte personoplysninger mod uautoriseret adgang, ændring, sletning eller offentliggørelse.
Det omfatter bl.a. adgangsbegrænsning, brug af stærke adgangskoder, opdaterede systemer og sikker håndtering af mails og dokumenter.

2.9 Dine rettigheder

Du har efter GDPR en række rettigheder i forhold til mine behandlinger af oplysninger om dig:

Ret til indsigt – du kan få at vide, hvilke oplysninger jeg behandler om dig.
Ret til berigtigelse – du kan få rettet urigtige eller ufuldstændige oplysninger.
Ret til sletning – i særlige tilfælde kan du bede om at få slettet dine oplysninger.
Ret til begrænsning – i visse tilfælde kan du få begrænset behandlingen.
Ret til indsigelse – i særlige tilfælde kan du gøre indsigelse mod behandling.
Ret til dataportabilitet – i visse tilfælde kan du få dine oplysninger udleveret i et struktureret og maskinlæsbart format.

Hvis behandlingen er baseret på samtykke, kan du til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Det påvirker ikke lovligheden af den behandling, der er sket før tilbagetrækningen.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte mig via de kontaktoplysninger, der står øverst i politikken.

2.10 Klage til Datatilsynet

Hvis du er utilfreds med min behandling af dine personoplysninger, hører jeg meget gerne fra dig, så vi kan forsøge at finde en løsning.

Du har også ret til at klage til Datatilsynet:

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Web: www.datatilsynet.dk

3. Cookies

På nuværende tidspunkt anvender jeg ikke cookies til markedsføring eller statistik. Eventuelle cookies på siden vil alene være teknisk nødvendige for, at hjemmesiden kan fungere (fx valg af sprog eller sikkerhedsfunktioner).

Hvis jeg på et tidspunkt begynder at bruge cookies til analyse, statistik eller markedsføring, vil siden blive opdateret med en cookie-bannerløsning og nærmere information.

4. Handelsbetingelser

(betaling og aflysning)

Nedenstående handelsbetingelser gælder for køb af ydelser hos Erhvervspsykolog Søren Schøler, medmindre andet er aftalt.

4.1 Betaling og fakturering

For konsulentforløb, workshops og udviklingsopgaver fremsendes faktura løbende for de afholdte aktiviteter – typisk efter gennemført opgave eller milepæl.
For samtaleforløb (1:1-forløb) fremsendes faktura som udgangspunkt ved forløbets afslutning – eller løbende på månedsbasis, hvis forløbet løber over længere tid.
Betaling skal ske senest 14 dage efter fakturadato, medmindre andet er aftalt skriftligt.
Alle priser er som udgangspunkt angivet ekskl. moms, medmindre andet udtrykkeligt fremgår af tilbud eller aftale.

Manglende betaling kan medføre rykkergebyrer og evt. inddrivelse efter gældende regler.

4.2 Aflysning og ændring – konsulentopgaver, workshops og forløb

Reglerne nedenfor gælder for fx workshops, kursusdage, teambuilding, lederudvikling og andre aftalte opgaver med fastlagt dato:

Ved aflysning eller flytning senere end 45 dage før den/de aftalte dato(er) faktureres 50 % af det fulde honorar.
Ved aflysning eller flytning senere end 20 dage før den/de aftalte dato(er) faktureres 100 % af det fulde honorar.

Ved aflysning fra min side er jeg forpligtet til at tilbyde samme ydelse på et andet tidspunkt efter nærmere aftale. Der tilstræbes altid en løsning, der i videst muligt omfang tilgodeser kundens behov.

4.3 Aflysning – individuelle samtaler

For individuelle samtaler (fx ledersparring, stress- og trivselsforløb):

Aflysning eller flytning senere end 48 timer før aftalt tid medfører, at samtalen faktureres fuldt ud.
Aflysning 48 timer eller tidligere før samtalen faktureres ikke.

Aflysning skal ske pr. mail, telefon eller sms – gerne så hurtigt som muligt, så tiden kan frigives til andre.

4.4 Ændringer af vilkår

Jeg forbeholder mig retten til at opdatere privatlivspolitik og handelsbetingelser, hvis der sker ændringer i lovgivning, praksis eller i mine ydelser. Den til enhver tid gældende version vil være tilgængelig på hjemmesiden.